Estrategias digitales para que tu evento sea un éxito

¿Quieres que tu evento sea un verdadero éxito? La clave está en combinar una excelente organización con una potente y eficiente difusión que te permita alcanzar grandes audiencias, y de calidad. Muchas veces, por más esfuerzos que realices, es posible que no alcances la concurrencia deseada. Esto se traduce en un enorme problema, si consideramos que podrías estar gastando tiempo y otros recursos valiosos sin conseguir el objetivo deseado.

Por eso, organizar un evento requiere definir y coordinar muchas acciones. Desde la planificación y ejecución de tareas en forma ordenada y sincronizada hasta encontrar los mejores canales, momentos y contenidos para promocionar el acontecimiento de la mejor manera.

La importancia de una buena comunicación
Durante la organización de eventos existen muchas variables que, con tiempo y cautela, es posible controlar. En caso de ser presencial, podrías cambiar la ubicación de unos asientos si fuera necesario, reparar las luminarias si alguna se rompe o conseguir más personal casi de inmediato si algo falla.

Pero una vez que el día finalmente ha llegado, poco es lo que podemos hacer para solucionar ese problema al que todos temen: una escasa convocatoria de personas. Es por esto que conceptos como ‘promoción’, ‘publicidad’ y ‘comunicación’ son parte de los pilares fundamentales para lograr un evento exitoso.

Afortunadamente, hoy en día vivimos en un contexto hiperconectado, donde la tecnología permite difundir información e incrementar la demanda de forma eficaz y minimizando costos, mediante estrategias de marketing de contenidos.

Organizarse, la clave para el éxito
Lo primero que deberías definir, a la hora de crear dicha estrategia, es el público objetivo; es decir, a quienes deseas dirigirte. Ellos no solo serán tu audiencia sino que probablemente también quieras que sean potenciales clientes de tu marca. Así que define con minuciosidad tu target para que solo inviertas recursos en invitar a quienes realmente vale la pena, y alcanzar tus objetivos de marketing sin malgastar dinero ni tiempo.

¿Son profesionales? ¿Gente joven? ¿Dónde viven? ¿Qué intereses tienen? ¿A qué se dedican? ¿Qué canales comunicacionales utilizan? ¿Ya conocen tu marca? Todas estas preguntas te ayudarán a encontrar el perfil exacto al que luego debes dirigir tus comunicaciones. Además, te orientarán a la hora de elegir el tono, los canales que utilizarás y demás decisiones que convertirán en exitosa tu estrategia.

Los mejores canales digitales para promocionar tu evento

Afortunadamente, el mundo online ofrece innumerables alternativas para comunicar una noticia o un suceso como el que tienes entre manos. Toma nota de los medios más importantes que deberás utilizar para llegar a tu audiencia y elige los que mejor se adapten a tu estrategia.

Recuerda que es importante que pienses bien cómo vas a asignar los recursos. A veces es mucho más eficiente concentrarse en tres canales que sabes que tienen buena llegada a tu target y no en diez, donde no encontrarás público de calidad para ti.

Redes sociales
Tus perfiles sociales serán un canal veloz y atractivo para comunicar todas las novedades respecto a tu evento. Recuerda que también son una muy buena vía para generar engagement. Puedes crear acciones de participación que animen a los posibles asistentes a participar, concursos y sorteos.

Además, una página en Facebook para tu evento puede ser una gran idea. Allí publicarás todas las novedades e información relevante. Por supuesto, sería imprescindible que todo se promocione también desde el perfil de tu marca y desde los de todos los miembros de tu equipo.

Luego, durante el evento, se comunicará también todo lo que hay detrás de escena, el día a día, cómo se trabaja, quiénes están detrás de semejante evento y todo lo que la audiencia quiere conocer.

Email marketing
Un clásico que no pierde vigencia. El correo electrónico es el medio que mejor ROI ofrece y te permite llegar directamente a la bandeja de entrada de tus suscriptores, de forma segmentada y en el momento indicado. Por eso es considerado una herramienta infalible a la hora de generar conversiones.

Programa campañas automatizadas que consten de un envío de invitación, un email de bienvenida tras la inscripción, un recordatorio un día antes y un email de agradecimiento tras el evento. Te llevará poco tiempo configurarlo y luego podrás olvidarte del asunto.

Blog
Redacta un post atractivo para publicar en tu blog, con todos los detalles del evento. Recuerda comunicar toda la información relevante; dónde se llevará a cabo, cuánto cuesta, cuándo es, cómo registrarse y todos los beneficios de ser parte de ese gran evento. Luego, utiliza las redes sociales para viralizar ese contenido y multiplicar tu audiencia.

Publicidad pagada
Si cuentas con algo de presupuesto, la publicidad puede ser un gran aliado. Puedes crear anuncios para redes sociales y también para Adwords. Incluso puedes probar con una pequeña porción de tu presupuesto en cada canal y asignar el resto al que mejor haya funcionado.

El retargeting suele ser muy efectivo a la hora de impactar en tu audiencia. ¡No lo olvides!

Formularios en sitio web o blog
Aprovecha tu sitio wey y tu blog para llegar a tu audiencia. Pon una barra en el head o en el footer, un banner o un pop-up no intrusivo y captura a los visitantes que lleguen a tu web sin conocer tu evento.

Partners
Los aliados siempre son un recurso muy valioso para alcanzar objetivos de marketing. Elige las empresas o profesionales que mejor se alineen con tu estrategia, que apunten al mismo perfil, que tengan unos objetivos similares (sin ser competencia) y ofréceles una propuesta de colaboración.

De esta manera, tus canales de difusión se multiplicarán y la llegada a tu target crecerá exponencialmente. Ofréceles a cambio de la colaboración algo realmente atractivo para ellos. ¿Qué puede ser? Eso lo sabes tú: visibilidad, descuentos, regalos, etc.

Influencers
Los influenciadores también pueden ser un canal valioso, pero seguramente también te requiera de cierto presupuesto. Se trata de líderes de opinión respecto de una temática particular y, por eso, tienen una enorme credibilidad. La influencia en sus seguidores puede ser descomunal, algo que puede ser de gran ayuda para ti.

Determina cuáles son los que tienen mejor llegada al target que te interesa… ¡y a contactar!

Definiciones que no se pueden pasar
Es momento de pensar en todo lo que necesitas para llegar a tu público con un mensaje claro y conciso.

El logo que escojas, el eslógan, los colores, el contenido y las creatividades irán formando en tu audiencia una imagen de tu evento, que se tiene que asociar, exactamente y de forma coherente, con la propuesta que tienes en mente.

Hoy en día, la tecnología permite un sinfín de recursos para aplicar tácticas que apunten a lograr nuestros objetivos; pero no será fácil si no tomamos los recaudos y conocimientos necesarios. Por ello, es importante definir y tener listos los siguientes puntos:

Nombre y logo: ambos son un emblema y hacen a la marca. El nombre permite reconocer fácilmente al evento. El logo es una expresión simbólica que también comunica y suele resultar muy útil para que el público asocie el evento con una imagen, fácil de recordar.

Lo ideal es que el logo lleve el nombre del evento para contribuir al reconocimiento de marca. Por otro lado, si se trata de un evento que ya cuenta con determinado posicionamiento, su diseño puede estar orientado hacia el lado estético, de forma que sea imponente e identificable, sin la necesidad de estar acompañado de su nombre.

De tal target, tal contenido: ahora toca centrarse en determinar qué tipo de contenido es más eficaz. El vídeo es un arma infalible en tiempos modernos. Si una imagen vale más que mil palabras, las imágenes en movimiento multiplican este número por miles. Ten en cuenta que lo audiovisual es muy propenso a viralizarse, claro, si se trata de un mensaje original.

Otro tipo de contenido muy eficaz para la mayoría de los segmentos son los GIF que, a diferencia del video, en algunos casos resultan más atractivos ya que son sencillos y transmiten un mensaje rápidamente (aunque impiden reforzarlo auditivamente).

Independientemente del tipo que elijas, es importante que siempre se destaque el diferencial de tu evento. Esto hará que te elijan a ti en vez de cualquier otro competidor.

Mantener un formato coherente para redes: cuenta con cada material adaptado a cada una de ellas. De este modo asegurarás que, en el momento de iniciar las publicaciones, todas se visualicen correctamente, mantengan un mismo estilo y creen una experiencia íntegra para tu audiencia.

Anticípate e identifica qué imágenes, banners y flyers ir adaptando, según los tamaños y formatos que funcionan mejor en cada red.

Medios offline que potencien la estrategia: estos son el siguiente paso hacia una interacción más personal y comprometida con potenciales asistentes del evento. Una conversación telefónica es un indicador de interés para ellos.

Mejor aún si cuentas con un espacio físico donde recibir visitas y entregar entradas o acreditaciones. No dudes en comunicarlo en tus publicaciones para que el grado de interacción salte de lo virtual a lo real.

Sitio web: contar con un sitio web especialmente creado para el evento o una landing page es una excelente estrategia. Recuerda diseñarlo pensando en la conversión y no olvides ningún detalle. De otra manera, perderás mucho tiempo y recursos respondiendo a consultas evitables.

¡Listo! Ya cuentas con todas las claves para que tu evento sea todo un éxito gracias a una estrategia digital efectiva.

¡Mucha suerte con tu evento!

Contenido tomado de Inboundcycle